Politique de confidentialité
DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ BV SOETEN
Déclaration de confidentialité préparée par : BV SOETEN
Date d’adoption : 8 juillet 2020
Date d’entrée en vigueur : 8 juillet 2020
1. INTRODUCTION
La société privée à responsabilité limitée SOETEN, dont le siège social est situé Nieuwpoortsesteenweg 620, 8400 Oostende, RPR Gent division Oostende, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0750.501.866 et avec le numéro de TVA BE0750.501.866 (ci-après « SOETEN »), attache une grande importance à votre vie privée et au traitement sécurisé de vos données à caractère personnel.
Par le biais de cet avis de confidentialité, SOETEN vise à fournir un aperçu de la manière dont vos données personnelles sont traitées.
La présente déclaration de confidentialité a été préparée conformément au règlement général sur la protection des données (ci-après « RGPD ») du 27 avril 2016 (entrant en vigueur le 25 mai 2018).
Si certaines modifications sont apportées à la législation applicable en matière de protection de la vie privée, SOETEN modifiera cette déclaration de confidentialité si nécessaire.
En tout état de cause, la présente déclaration de confidentialité est toujours consultable sur notre site web.
2. INFO CONTACT
SOETEN est responsable du traitement de vos données personnelles. Si, après avoir lu notre déclaration de confidentialité, vous avez des questions ou souhaitez nous contacter, veuillez utiliser les coordonnées ci-dessous :
Par courrier électronique : [email protected] ;
Par téléphone : +32 59 79 07 20 ;
Par courrier : 8420 De Haan, Markstraat 9.
3. CHAMP D'APPLICATION DE LA DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ
La présente déclaration de confidentialité est annexée aux accords conclus entre SOETEN et ses clients et fournisseurs. La déclaration de confidentialité s’applique pendant toute la durée du contrat et peut être consultée à tout moment sur notre site web.
En ce qui concerne les tiers (prospects, candidats, …) dont les données personnelles sont traitées, la présente déclaration de confidentialité sera notifiée par écrit dans la mesure du possible, mais elle peut toujours être consultée sur notre site web.
Les dispositions de la présente déclaration de confidentialité prévaudront toujours en cas de dispositions contradictoires dans les accords conclus par SOETEN.
D’éventuelles dérogations à la présente déclaration de confidentialité ne peuvent avoir lieu que si les deux parties ont donné leur accord écrit.
4. POLITIQUE EN MATIÈRE DE DONNÉES PERSONNELLES
4.1 Garanties
SOETEN garantit que vos données à caractère personnel seront traitées de manière licite, loyale et transparente pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. En outre, le traitement sera limité à ce qui est nécessaire aux fins pour lesquelles les données personnelles sont traitées.
SOETEN veille à ce que les données personnelles soient exactes et mises à jour si nécessaire.
4.2 Registre des activités de traitement
En tant que responsable du traitement et, le cas échéant, en tant que sous-traitant, SOETEN établit un registre interne des activités de traitement. Ce registre contient toutes les informations obligatoires prévues par le GDPR.
4.3 Mesures techniques et organisationnelles
Dans le cadre du traitement sécurisé des données à caractère personnel, SOETEN prend toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées qui conduisent à un traitement sécurisé de vos données à caractère personnel.
4.4 Accès aux données à caractère personnel
Au sein de SOETEN, les données personnelles ne sont accessibles qu’aux employés responsables qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions et compte tenu de la finalité du traitement. Ces employés sont contractuellement liés par une clause de confidentialité.
4.5 Transformateurs ou destinataires externes
Les sous-traitants ou destinataires externes de données à caractère personnel seront limités à ceux qui sont en mesure de traiter les données à caractère personnel compte tenu de la finalité du traitement.
Les mêmes garanties sont imposées à ces sous-traitants ou destinataires externes que celles découlant de la présente déclaration de confidentialité, SOETEN s’engageant contractuellement envers les sous-traitants et destinataires externes.
En outre, vos données personnelles ne seront pas traitées en dehors d’un État membre de l’Union européenne.
5. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
Les lois applicables en matière de protection de la vie privée prévoient un certain nombre de droits pour les personnes dont les données personnelles sont traitées :
Droit d’accès aux données personnelles traitées ;
Droit de rectification des données personnelles inexactes ;
Droit à l’oubli/effacement des données ;
Droit de restreindre le traitement des données personnelles ;
Droit à la transférabilité des données personnelles ;
Droit d’opposition au traitement des données personnelles ;
Droit de s’opposer au profilage et au traitement automatique.
Si vous souhaitez exercer les droits susmentionnés, vous pouvez contacter SOETEN à cet effet (voir détails sous « Informations de contact »).
La personne concernée doit toujours présenter une preuve d’identité valable lors de la demande. SOETEN peut demander des informations supplémentaires pour vérifier l’identité du demandeur.
SOETEN notifie à la personne concernée la suite donnée à la demande dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires en fonction de la complexité et du nombre de demandes. SOETEN informe la personne concernée de cette prolongation dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.
Lorsque la personne concernée présente sa demande par voie électronique, les informations sont fournies par voie électronique dans la mesure du possible, sauf demande contraire de la personne concernée.
La fourniture des informations est gratuite et ne peut être refusée par SOETEN, à moins que les demandes de la personne concernée ne soient manifestement infondées ou excessives.
6. TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
6.1 Modes de collecte
SOETEN collecte des données personnelles de la manière suivante :
- Par le biais de contacts par e-mail, par téléphone, par fax, par courrier et verbalement ;
- Par le biais de formulaires de contact et d’inscription (en ligne) ;
- Grâce aux informations provenant des contrats conclus avec les clients, les employés et les fournisseurs ;
- En consultant les profils des médias sociaux ;
- En installant des cookies sur notre site web ;
- Par la collecte de données personnelles lors d’événements (de mise en réseau) et de foires commerciales.
6.2 Objectifs et bases juridiques
SOETEN traite vos données personnelles aux fins et pour les motifs légaux suivants :
- Gestion des clients (nécessaire à l’exécution de l’accord) ;
- Préparation des contrats (nécessaires à l’exécution de l’accord) ;
- Préparation de devis (intérêt légitime) ;
- Gestion des fournisseurs (nécessaire à l’exécution de l’accord) ;
- Gestion des litiges et des contentieux (intérêt légitime) ;
- Marketing direct (intérêt légitime à l’égard des clients / consentement à l’égard des prospects) ;
- Collecte d’informations technico-commerciales (intérêt légitime) ;
- Mise en réseau (intérêt légitime) ;
- Réalisation de l’objet de SOETEN (intérêt légitime).
Nous traitons les données personnelles fournies uniquement aux fins pour lesquelles nous les avons obtenues.
SOETEN peut traiter les données personnelles fournies à de nouvelles fins qui ne sont pas encore prévues dans notre politique de confidentialité actuelle. Dans ce cas, nous vous contacterons avant d’utiliser les données à ces nouvelles fins. Nous vous informerons des changements et, le cas échéant, nous vous donnerons la possibilité de donner votre consentement.
Si vous consentez au traitement de certaines données à caractère personnel, ce consentement est donné librement et peut être retiré à tout moment.
6.3 Catégories de données à caractère personnel
Aux fins mentionnées ci-dessus (voir 6.2), nous traitons les données personnelles suivantes :
- Données d’identification personnelle (nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de télécopie et adresse électronique) ;
- Données d’identification professionnelle (numéro de TVA et numéro d’entreprise) ;
- Données d’identification financière (numéro de compte bancaire) ;
- Activités professionnelles ;
6.4 Période de conservation
En fonction de la nature du traitement, les périodes de conservation suivantes s’appliquent :
- Période de conservation légale en vertu des lois comptables ;
- Pendant la durée de l’accord et jusqu’à cinq ans après la fin de l’accord ;
- Pendant la durée de l’accord et, par la suite, pendant la période correspondant à toute réclamation légale ;
- Au maximum cinq ans après que le responsable du traitement a pris connaissance des données à caractère personnel.
7. DATALEKEN
Si SOETEN a connaissance d’une violation de données à caractère personnel et que cette violation présente un risque pour les droits et libertés des personnes physiques, l’autorité chargée de la protection des données en est informée sans délai déraisonnable et au plus tard dans les 72 heures.
Si la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques, SOETEN notifie sans délai la ou les personnes concernées, sous réserve des exceptions légales.
8. PLAINTES
Si vous pensez que le traitement et/ou la sécurité des données personnelles par SOETEN n’est pas conforme à cette déclaration de confidentialité ou à la loi applicable, vous pouvez contacter SOETEN à tout moment.
Vous pouvez également contacter directement l’autorité de protection des données à tout moment si vous avez des plaintes concernant le traitement de vos données personnelles au sein de notre entreprise :
Autorité de protection des données
Rue du Printing Press 35
1000 BRUXELLES
Téléphone +32 22 74 48 00
Fax +32 22 74 48 35
E-mail [email protected]
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
9. AUTRES
En cas de nullité de l’une des dispositions de la présente déclaration de confidentialité, les autres dispositions resteront pleinement en vigueur.
La présente déclaration de confidentialité est régie par le droit belge.
Les litiges relatifs à la présente déclaration de confidentialité sont exclusivement soumis aux tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Gand, division de Bruges.