Privacybeleid
PRIVACYVERKLARING BV SOETEN
Privacyverklaring opgemaakt door: BV SOETEN
Datum goedkeuring: 8 juli 2020
Datum inwerkingtreding: 8 juli 2020
1. INTRODUCTIE
De besloten vennootschap SOETEN, met zetel te 8400 Oostende, Nieuwpoortsesteenweg 620, RPR Gent afdeling Oostende, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0750.501.866 en met BTW-nummer BE0750.501.866 (hierna ‘SOETEN’), hecht veel waarde aan uw privacy en de veilige verwerking van uw persoonsgegevens.
Door middel van deze privacyverklaring wil SOETEN inzicht bieden in de manier van verwerking van uw persoonsgegevens.
Deze privacyverklaring werd opgesteld conform de General Data Protection Regulation (hierna ‘GDPR’) van 27 april 2016 (inwerkingtreding op 25 mei 2018).
Indien bepaalde wijzigingen zouden worden aangebracht aan de geldende privacywetgeving, dan zal SOETEN deze privacyverklaring zonodig aanpassen.
In ieder geval is deze privacyverklaring steeds consulteerbaar op onze website.
2. CONTACTINFO
SOETEN draagt de verantwoordelijkheid over de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Via e-mail: [email protected];
Via telefoon: +32 59 79 07 20;
Per post: 8420 De Haan, Markstraat 9.
3. DRAAGWIJDTE VAN DE PRIVACYVERKLARING
Deze privacyverklaring geldt als bijlage bij de overeenkomsten tussen SOETEN en haar klanten en leveranciers. De privacyverklaring is van toepassing gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst en is steeds raadpleegbaar op onze website.
Ten aanzien van derden (prospecten, sollicitanten, …) waarvan persoonsgegevens worden verwerkt, wordt deze privacyverklaring waar mogelijk schriftelijk ter kennis gebracht, minstens is deze steeds raadpleegbaar op onze website.
De bepalingen van deze privacyverklaring heeft steeds voorrang in geval van tegenstrijdige bepalingen in de door SOETEN afgesloten overeenkomsten.
Gebeurlijke afwijkingen van deze privacyverklaring kunnen enkel plaatsvinden mits beide partijen hieromtrent hun schriftelijk akkoord hebben verleend.
4. BELEID BETREFFENDE PERSOONSGEGEVENS
4.1 Garanties
SOETEN garandeert dat uw persoonsgegevens op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze worden verwerkt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Bovendien wordt de verwerking beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt.
SOETEN zorgt ervoor dat de persoonsgegevens juist zijn en zonodig worden geactualiseerd.
4.2 Register van de verwerkingsactiviteiten
Als verwerkingsverantwoordelijke en in voorkomend geval als verwerker stelt SOETEN een intern register van verwerkingsactiviteiten op. Dit register bevat alle verplichte informatie zoals voorzien in de GDPR.
4.3 Technische en organisatorische maatregelen
In het kader van een veilige verwerking van persoonsgegevens neemt SOETEN alle passende technische en organisatorische maatregelen die leiden tot een veilige verwerking van uw persoonsgegevens.
4.4 Toegang tot persoonsgegevens
Binnen SOETEN zijn de persoonsgegevens alleen toegankelijk door de verantwoordelijke medewerkers die daar in functie van hun taken en gelet op het doeleinde van de verwerking toegang toe moeten hebben. Deze medewerkers zijn contractueel gebonden door een vertrouwelijkheidsbeding.
4.5 Externe verwerkers of ontvangers
De externe verwerkers of ontvangers van persoonsgegevens worden beperkt tot diegenen die gelet op het doeleinde van de verwerking de persoonsgegevens kunnen verwerken.
Aan deze externe verwerkers of ontvangers worden dezelfde waarborgen opgelegd als diegene die uit deze privacyverklaring voortvloeien, SOETEN verbindt de externe verwerkers en ontvangers hier contractueel toe.
Uw persoonsgegevens worden bovendien niet buiten een lidstaat van de Europese Unie verwerkt.
5. RECHTEN VAN DE BETROKKENEN
De geldende privacywetgeving voorziet in een aantal rechten voor de personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt:
Recht van inzage in de verwerkte persoonsgegevens;
Recht op rectificatie van onjuiste persoonsgegevens;
Recht op vergetelheid/gegevenswissing;
Recht op beperking van de verwerking van persoonsgegevens;
Recht op overdraagbaarheid van de persoonsgegevens;
Recht van bezwaar tegen de verwerking van persoonsgegevens;
Recht om zich tegen tegen profilering en automatische verwerking te verzetten.
Indien u gebruik wenst te maken van bovenvermelde rechten, kan u daartoe contact opnemen met SOETEN (zie gegevens onder “Contactinfo”).
De betrokkene legt bij zijn verzoek steeds een geldig identiteitsbewijs voor. SOETEN kan om bijkomende informatie verzoeken om de identiteit van de verzoeker na te gaan.
SOETEN stelt binnen een maand na ontvangst van het verzoek de betrokkene in kennis van het gevolg dat aan het verzoek is gegeven. Deze termijn kan nog eens met twee maanden worden verlengd afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken. SOETEN stelt de betrokkene binnen een maand na ontvangst van het verzoek in kennis van deze verlenging.
Wanneer de betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk op elektronische wijze verstrekt, tenzij de betrokkene anders verzoekt.
Het verstrekken van de informatie geschiedt kosteloos en kan niet worden geweigerd door SOETEN, tenzij de verzoeken van de betrokkene kennelijk ongegrond of buitensporig zijn.
6. VERWERKING PERSOONSGEGEVENS
6.1 Wijzen van verzamelen
SOETEN verzamelt persoonsgegevens op de volgende wijzen:
- Via contactopname per e-mail, per telefoon, per fax, per post en mondeling;
- Via (online) contact en inschrijvingsformulieren;
- Via informatie komende uit afgesloten contracten met klanten, medewerkers en leveranciers;
- Via het consulteren van sociale media profielen;
- Via het installeren van cookies op onze website;
- Via het verzamelen van persoonsgegevens op (netwerk)events en beurzen.
6.2 Doeleinden en rechtsgronden
SOETEN verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
- Klantenbeheer (noodzakelijk voor uitvoering overeenkomst);
- Opmaken van contracten (noodzakelijk voor uitvoering overeenkomst);
- Opmaken van offertes (gerechtvaardigd belang);
- Leveranciersbeheer (noodzakelijk voor uitvoering overeenkomst);
- Beheer van betwistingen en geschillen (gerechtvaardigd belang);
- Direct marketing (gerechtvaardigd belang ten aanzien van klanten / toestemming ten aanzien van prospecten);
- Inwinnen van technisch-commerciële inlichtingen (gerechtvaardigd belang);
- Netwerken (gerechtvaardigd belang);
- Realiseren van voorwerp van SOETEN (gerechtvaardigd belang).
We verwerken de verstrekte persoonsgegevens enkel voor de doeleinden waarvoor we de persoonsgegevens hebben verkregen.
SOETEN kan verstrekte persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet voorzien zijn in ons huidig privacybeleid. Indien dit het geval is, contacteren wij u alvorens de gegevens aan te wenden met het oog op deze nieuwe doeleinden. Wij stellen u op de hoogte van de wijzigingen en wij bieden u desgevallend de kans uw toestemming te geven.
Indien u toestemming verleent voor het verwerken van bepaalde persoonsgegevens, dan gebeurt deze toestemming vrij en kan deze toestemming op elk moment worden ingetrokken.
6.3 Categorieën van persoonsgegevens
Ten behoeve van de bovenstaande doeleinden (zie 6.2) verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
- Persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, telefoonnummer, faxnummer en e-mailadres);
- Professionele identificatiegegevens (BTW-nummer en ondernemingsnummer);
- Financiële identificatiegegevens (bankrekeningnummer);
- Beroepsactiviteiten;
6.4 Bewaartermijn
Naargelang de aard van de verwerking gelden de volgende bewaartermijnen:
- De wettelijke bewaartermijn ingevolge de boekhoudwetgeving;
- Gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot maximaal vijf jaar na het einde van de overeenkomst;
- Gedurende de looptijd van de overeenkomst en nadien de termijn die relevant is voor eventuele rechtsvorderingen;
- Maximum vijf jaar nadat de verwerkingsverantwoordelijke kennis krijgt van de persoonsgegevens.
7. DATALEKKEN
Indien SOETEN kennis neemt van een inbreuk in verband met persoonsgegevens en deze inbreuk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, wordt de Gegevensbeschermingsautoriteit zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen de 72 uur op de hoogte gebracht.
Indien de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, stelt SOETEN de betrokkene(n) onverwijld in kennis, behoudens de wettelijke uitzonderingen.
8. KLACHTEN
Indien u meent dat het verwerking en/of beveiliging van persoonsgegevens door SOETEN niet in overeenstemming is met deze privacyverklaring of geldende wetgeving, dan kan u te allen tijde contact opnemen met SOETEN.
U kan zich ook steeds rechtstreeks wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit indien u klachten heeft omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens binnen onze onderneming:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 BRUSSEL
Telefoon +32 22 74 48 00
Fax +32 22 74 48 35
E-mail [email protected]
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
9. OVERIGE
In geval van nietigheid van een van de bepalingen van deze privacyverklaring, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht.
Op deze privacyverklaring is het Belgisch recht van toepassing.
Geschillen die verband houden met deze privacyverklaring worden uitsluitend voorgelegd aan de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Gent, afdeling Brugge.
